Wielu przedsiębiorców zbyt długo czeka z reakcją, licząc na to, że dłużnik sam się rozliczy. Tymczasem każdy dzień zwłoki obniża szanse na odzyskanie pieniędzy. Skuteczność windykacji po 60 dniach od terminu płatności potrafi spaść nawet o 50%. Dlatego im szybciej zgłosimy dłużnika, tym większa szansa na odzyskanie należności.
Szybkie działanie ma również aspekt finansowy. Wysokość prowizji w wielu przypadkach zależy od wieku długu – im krótszy okres przeterminowania, tym niższy koszt usługi i większa skuteczność odzyskania należności. Zgłoszenie sprawy po tygodniu czy dwóch od upływu terminu płatności może przynieść nie tylko szybszy efekt, ale też realne oszczędności dla wierzyciela.
Zanim zgłosimy dłużnika, przygotujmy komplet dokumentów
Przekazanie sprawy do windykacji jest proste, ale skuteczność działań w dużej mierze zależy od jakości przekazanych informacji i dowodów. Im więcej dokumentów posiada wierzyciel, tym lepiej. Podstawą są faktura i potwierdzenie wykonania usługi lub dostawy, czyli w branży transportowej będzie to dokument przewozowy i zlecenie transportowe.
Dobrze przygotowany zestaw dokumentów nie tylko przyspiesza pracę windykatora, ale ma ogromne znaczenie w sytuacji, gdy dłużnik próbuje podważyć zasadność zobowiązania. W takich przypadkach kompletna dokumentacja pozwala nam błyskawicznie potwierdzić roszczenie i przekonać dłużnika, że spór nie ma podstaw. To często moment, w którym decyduje się on na spłatę należności bez eskalowania sprawy. Dokumenty są więc nie tylko formalnością, ale realnym narzędziem, które wzmacnia pozycję wierzyciela w procesie windykacyjnym.
Dwie formy windykacji: na koszt dłużnika i na koszt wierzyciela
W praktyce przedsiębiorcy mogą skorzystać z dwóch modeli współpracy z firmą windykacyjną: na koszt dłużnika lub na koszt wierzyciela. Oba rozwiązania są zgodne z przepisami i pozwalają elastycznie dopasować sposób działania do potrzeb klienta.
Windykacja na koszt dłużnika to rozwiązanie, w którym dłużnik ostatecznie ponosi koszty procesu windykacyjnego. Wierzyciel otrzymuje fakturę za usługę dopiero po skutecznym odzyskaniu pieniędzy – dzięki temu nie ponosi kosztów z góry. Na podstawie tej faktury powstaje po stronie wierzyciela koszt, który następnie może zostać przeniesiony na dłużnika w formie noty obciążeniowej tytułem zwrotu kosztów windykacji. To bardzo ważne – bez wystawienia faktury nie ma kosztu, który można odzyskać. My dbamy o to, by cała ścieżka rozliczenia przebiegała zgodnie z przepisami i była w pełni przejrzysta.
Co istotne, cały proces obciążenia dłużnika kosztami windykacji realizowany jest po stronie firmy windykacyjnej – od wystawienia noty, przez jej przekazanie dłużnikowi, aż po ewentualną windykację tych kosztów. Zlecający nie musi się niczym zajmować – przygotowujemy dokumenty, kontaktujemy się z dłużnikiem, a jeśli trzeba, prowadzimy windykację kosztów. To kompleksowa obsługa, która całkowicie odciąża wierzyciela. W efekcie przedsiębiorca nie tylko odzyskuje należność główną, ale również pełen zwrot kosztów, bez angażowania własnego czasu i zasobów.
W przypadku windykacji na koszt wierzyciela to wierzyciel ponosi koszt usługi windykacyjnej i nie wystawia noty obciążeniowej po zakończeniu procesu. Rozwiązanie to jest często wybierane w sytuacjach, gdy wierzyciel nie chce, by jego kontrahent został obciążony dodatkowymi kosztami windykacyjnymi,
np. ze względu na dotychczasowe relacje lub chęć dalszej współpracy. Niektórzy klienci decydują się na ten model, bo chcą zachować dobre relacje z płatnikiem. Dłużnik reguluje zobowiązanie, ale nie ponosi dodatkowych kosztów. To wciąż profesjonalna windykacja, tylko z delikatniejszym podejściem.
W tym wariancie wierzyciel może także już na etapie zgłaszania długu powiększyć należność o ustawową rekompensatę za koszty odzyskiwania należności: 40, 70 lub 100 euro, w zależności od wysokości zobowiązania. Przy niewielkich kwotach długu może to być szczególnie korzystne rozwiązanie, bo przykładowa nota 40 euro bywa wyższa niż prowizja za interwencję firmy windykacyjnej.
Dlaczego warto działać z profesjonalistami?
Samodzielna windykacja często kończy się fiaskiem – dłużnik ignoruje monity, a wierzyciel traci czas i energię. Profesjonalna firma windykacyjna – taka jak Pactus.pl – łączy doświadczenie negocjacyjne z kompleksową obsługą klienta i wsparciem prawnym. Dbamy, by wierzyciel na każdym etapie wiedział, co dzieje się w jego sprawie. Przejrzysta komunikacja i partnerskie podejście to podstawa skuteczności. Dłużnicy z kolei widzą, że mają do czynienia z profesjonalnym podmiotem, co często samo w sobie przyspiesza płatność.
Windykacja to ważny element zarządzania należnościami, a nie ostateczność. Warto działać szybko, posiadać pełną dokumentację i dobrać odpowiedni model współpracy – na koszt dłużnika lub na koszt wierzyciela. Kluczowe są czas, kompletność danych i profesjonalne wsparcie. Najgorsze, co można zrobić, to czekać. Każdy tydzień zwłoki działa na korzyść dłużnika, nie wierzyciela. Windykacja to nie tylko odzyskiwanie pieniędzy. To także narzędzie budowania bezpieczeństwa finansowego firmy.
