Mobilność totalna – jak zapewnić ją swoim pracownikom?

Na wysokość kosztów stałych, obok oczywistych wynagrodzeń personelu, składa się między innymi zapewnienie im mobilności w każdej sytuacji. Bardzo często to właśnie od szybkości i efektywności działania personelu w terenie uzależnione jest zadowolenie klienta – czyli zarobek firmy. Rynek zapewnia szereg rozwiązań dla firm pozwalających wybrać najlepszą możliwą opcję, uwzględniając istotne dla nich zmienne.

2018-07-20 10:26:40

Koszt utrzymania i eksploatacji firmowej floty – pojazdów osobowych bądź dostawczych – dla każdego przedsiębiorstwa stanowi odmienne obciążenie dla budżetu i ma inne znaczenie przy podejmowaniu strategicznych decyzji. Wewnętrzni specjaliści do spraw zarządzania flotą lub niezależne firmy zarządzające każdy przypadek rozpatrują indywidualnie. Ujednolicanie potrzeb z pozoru zbliżonych organizacji mogłoby zakończyć się wybraniem zbyt kosztownego produktu lub – co gorsza – niespełniającego bieżących potrzeb firmy i planów rozwojowych. Dlatego też dokładne, indywidualne sprawdzenie potrzeb flotowych firmy leży u podstaw podjęcia trafnej i rentownej decyzji. Jeszcze kilka bądź kilkanaście lat temu firmy miały do wyboru kredyt samochodowy, leasing lub zakup potrzebnych pojazdów bez pomocy instytucji finansujących. Obecnie opcji jest o wiele więcej. Obok wymienionych form pojawił się wynajem długoterminowy oraz wynajem krótkoterminowy – każda z możliwości przedstawia wartości cenne z punktu widzenia firm.

Leasing na początek

Cieszący się przez lata wielką popularnością wśród małych i dużych przedsiębiorstw leasing nadal zostaje relatywnie często wybieraną formą zapewnienia mobilności. Procedura przyznania i uruchomienia leasingu, podobnie jak w przypadku kredytu, wymaga przeważnie zgromadzenia niezbędnych dokumentów potwierdzających zdolności finansowe firmy. Dopiero po pozytywnej ocenie dochodzi do podpisania umowy z leasingodawcą. Od ustaleń zawartych w umowie zależy wysokość wkładu własnego, okres spłaty rat i ich wysokość oraz kwota ewentualnego wykupu leasingowanego przedmiotu. W przeciwieństwie do zakupu gotówkowego czy kredytu, użytkownik może odliczyć pełną wysokość podatku VAT od spłacanych rat, skutecznie powiększając koszty uzyskania przychodu. Na kwotę wykupu pojazdu wpływ ma m.in. wysokość wkładu własnego wpłacanego w chwili podpisania umowy oraz wysokość i liczba rat. Tę formę finansowania szczególnie upodobały sobie firmy transportowe intensywnie inwestujące w sprzęt – dokupujące urządzenia monitorujące w czasie rzeczywistym parametry pracy jednostki napędowej, położenia GPS i niezależne systemy przeciwkradzieżowe.

Po okresie spłat firmy sprzedają bądź wykupują leasingowany pojazd, by kontynuować eksploatację przez kolejne kilka lat.

Podobne praktyki stosuje wielu zarządców flot osobowych, licząc na pewną stopę zwrotu poniesionych kosztów przy odsprzedaży wycofywanych z użytkowania pojazdów. Wielką zaletą leasingu jest brak limitu kilometrów, z drugiej jednak strony – wszelkie koszty przeglądów i ubezpieczeń leżą po stronie użytkownika. W przypadku dłuższej naprawy nie możemy liczyć na auto zastępcze od leasingodawcy.

Auto w abonamencie

Od kilku lat na rynku dostępny jest również mechanizm wynajmu długoterminowego. Korzystać z niego mogą zarówno klienci flotowi, jak i osoby prywatne preferujące cykliczną zmianę pojazdu – co ważne, bez konieczności samodzielnego sprzedawania go na rynku wtórnym po okresie użytkowania lub spłaty. Opcję wynajmu długoterminowego do oferty wprowadziło gros producentów i specjalistycznych firm: LeasePlan, GetinFleet, Car4you i wiele innych. Wynajem długoterminowy lub „auto w abonamencie” przewidziany jest dla nieco innej klienteli, oczekującej niższych kosztów początkowych i niemal całkowitej beztroski w trakcie użytkowania przez kilka lat. Poza ustaloną opłatą za użytkowanie i kosztami paliwa użytkownik nie ponosi żadnych dodatkowych wydatków, jeśli wybierze odpowiedni pakiet. Z formalnego punktu widzenia wynajem długoterminowy to nic innego, jak umowa leasingu z wysoką kwotą wykupu, mogącą dodatkowo zawierać ubezpieczenia komunikacyjne pojazdu i kontrakt serwisowy wraz z częściami zamiennymi. Zapewniając swojej firmie mobilność tą drogą, już na wstępie musimy pogodzić się z pewnymi obostrzeniami. Umowie wynajmu podlegają tylko nowe lub poekspozycyjne pojazdy sprzedawane przez dilerów.

Kolejnym rygorem jest roczny limit kilometrów narzucany z góry przez właściciela pojazdu, wynoszący przeważnie 30 tysięcy kilometrów.

Niektóre firmy oferują zwiększenie limitu do 50 tysięcy kilometrów. Każdy dodatkowo pokonany kilometr wyceniany jest wedle z góry ustalonej stawki.

Umowa wynajmu długoterminowego już od samego początku zakłada, że użytkownik nigdy nie stanie się właścicielem przedmiotowego pojazdu. Brak wpłaty własnej w połączeniu z wysoką kwotą wykupu, który spoczywa na leasingodawcy, przekładają się na wyraźnie niższą opłatę za miesięczne użytkowanie w porównaniu z leasingiem tego samego modelu. Im większa jest kwota finalnego wykupu, tym lepsze warunki otrzyma użytkownik. W końcowym rozrachunku wynajem długoterminowy może okazać się bardzo atrakcyjną ofertą, jeśli wymagania i potrzeby naszej firmy zmieszczą się w obostrzeniach. Po wygaśnięciu umowy wynajmu firma zwraca pojazd leasingodawcy, który zaś sprzedaje go dalej, by pokryć co najmniej kwotę wykupu. Rzecz jasna, użytkownik ma możliwość wykupu auta. W takim przypadku kwota wykupu oscylować będzie wokół 60-70% pierwotnej wartości pojazdu, co po podliczeniu kosztu rat wynajmu da kwotę zdecydowanie większą niż tradycyjny leasing bądź kredyt. Wynajem długoterminowy okazuje się rentowny tylko dla instytucji cyklicznie dokonującej zmiany flot.

Na krótszy czas

Brak konieczności codziennego wykorzystywania auta w działalności firmy jest doskonałą okazją do korzystania z wynajmu krótkoterminowego. Zaoszczędzone w ten sposób środki możemy przeznaczyć na inwestycje rozwojowe czy reklamę. Rynek wynajmu krótkoterminowego z każdym rokiem poszerza swoją ofertę – poza osobowymi samochodami różnych segmentów mamy do wyboru również pojazdy dostawcze w rozmaitych zabudowach. Procedura wynajmu auta nie jest skomplikowana – w większości firm (jak Kangoor, 99rent czy Carnet) wystarczy niespełna godzinę wcześniej zgłosić zapotrzebowanie, by odebrać dostępny egzemplarz. Po wybraniu interesującego nas modelu i lokalizacji (jeśli jest dostępny w danym punkcie w mieście) wystarczy wypełnić stosowny formularz, wskazać faktycznego użytkownika (okazać dokument potwierdzający uprawnienia do prowadzenia pojazdów) i okres wynajmu. Dostępne na rynku oferty zapewniają wynajem od 1 dnia do 30 dni.

Zdecydowana większość firm świadczących usługi wynajmu nie wymaga wpłacania kaucji, wystarczającym zabezpieczeniem jest odpowiednio skonstruowana umowa.

Podpisując umowę najmu godzimy się na wszystkie warunki: rzecz jasna za wszelkie uszkodzenia powstałe z winy użytkownika ponosimy pełną odpowiedzialność. Jedynym ograniczeniem jest liczba dziennie pokonywanych kilometrów – każdy dodatkowy kilometr ponad limit jest dodatkowo płatny. Wielkość limitów różni się w każdej z firm wynajmujących pojazdy. Dla dobra klientów wypożyczalnie utrzymują w swojej flocie przeważnie pojazdy maksymalnie dwunastomiesięczne, co w ogromnym stopniu przekłada się na komfort użytkowania. W razie wypadku do dyspozycji mamy auto zastępcze tej samej klasy, udostępniane bez dodatkowej opłaty. Ceny wynajmu zaczynają się od około 100 zł za dobę w przypadku auta osobowego i 150 zł dla pojazdów dostawczych. Ogromną zaletą wynajmu krótkoterminowego jest elastyczność korzystania z tej usługi i brak jakichkolwiek innych zobowiązań wynikających z serwisowania czy ubezpieczania pojazdów. Jedynym ograniczeniem jest wciąż rozwijana sieć wypożyczalni, na chwilę obecną skupiająca tylko największe miasta Polski.

Racjonalne zarządzanie firmową flotą zawsze wiąże się z szeregiem trafnie podjętych decyzji. Wybór odpowiedniego sposobu zapewnienia mobilności w firmie pozwala uniknąć niepotrzebnych zakupów ponad bieżące potrzeby firmy, bądź nie wystarczających zasobów środków transportu negatywnie rzutujących na wydajność działań operacyjnych.

Materiał ukazał się w magazynie: FLOTA. Trendy. Innowacje. Ekologia

ZNAJDŹ NAS: